Zo zit het met bedrijfskosten

Wat zijn bedrijfskosten?

‘Bedrijfskosten’ is een woord dat zichzelf uitlegt: kosten voor je bedrijf. Voor veel kosten is het meteen duidelijk dat het bedrijfskosten zijn, terwijl het voor sommige kosten misschien niet meteen duidelijk is. De definitie van de Belastingdienst kan je dan helpen: bedrijfskosten zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor je onderneming en die rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. Het is dus aan jou om te bepalen welke kosten dat precies zijn. Gelukkig zijn er redelijk wat kosten waarvan meteen duidelijk is dat het bedrijfskosten zijn.

Bedrijfskosten voorbeelden

Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten zijn dit een paar voorbeelden van bedrijfskosten:

• Computer/laptop
• Gereedschap
• Huur van een werkplek of bedrijfsruimte
• Kantoorspullen
• Werkkleding
• Zakelijke verzekeringen
• Relevante opleidingen
• Zakelijke reiskosten
• Reclame en marketing
• Website
• Boekhouding
• Salaris voor je personeel

Waarom bedrijfskosten belangrijk zijn

Door je bedrijfskosten goed te benutten, kun je je winst maximaliseren. Veel kosten mag je bij je aangifte inkomstenbelasting namelijk aftrekken van je omzet. Dat levert je fiscaal voordeel op, want daardoor betaal je minder belasting. Natuurlijk moet je je bedrijfskosten wel goed administreren en de facturen bewaren.

Bedrijfsbudget
Daarnaast is het nuttig om inzicht te hebben in je bedrijfskosten. Als je in kaart hebt gebracht wat je zakelijke kosten zijn, is het makkelijker om een realistisch bedrijfsbudget op te stellen. Het kan je ook helpen bij het bepalen van je uurtarief. Want als je weet wat je kosten zijn, weet je beter wat je moet rekenen om winstgevend te kunnen zijn.

Soorten bedrijfskosten

Bedrijfskosten kun je onderverdelen in verschillende categorieën. Hieronder lichten we de belangrijkste toe: 

1. Opstartkosten

Misschien heb je (eenmalige) kosten als je je onderneming start. Denk aan: 

• Inschrijving Kamer van Koophandel
• Ontwerp van logo
• Visitekaartjes
• Investeringen
• Marktverkenning 

Vergeet niet: ook de kosten die je maakt in de aanloopfase van je onderneming zijn aftrekbaar. Het moet dan gaan om kosten die nodig zijn om je onderneming tot stand te brengen. 

2. Vaste zakelijke kosten

Vaste bedrijfskosten zijn kosten die onafhankelijk zijn van de bedrijfsomzet en die je maandelijks moet betalen. Voorbeelden:

• Huur van een bedrijfsruimte of werkplek
• Kosten voor energie
• Vervoermiddelen
• Communicatiekosten
• Zakelijke verzekeringen
• Personeelskosten 

3. Variabele kosten

Variabele kosten fluctueren mee met je productie of omzet. Denk aan: 

• Inkoop van grondstoffen
• Verzendkosten
• Marketingkosten
• Drukwerk en promotiemateriaal
• Zakelijke autokosten en reiskosten 

Privékosten zijn geen bedrijfskosten 

Let op: privé-uitgaven zijn (logischerwijs) geen bedrijfskosten en dus niet aftrekbaar. Een privé-abonnement of een privé-etentje met vrienden en familie kun je dus niet wegboeken als bedrijfskosten. Houd zakelijke en privékosten strikt gescheiden. Bij een controle door de Belastingdienst moet je hard kunnen maken dat zakelijke kosten echt nodig waren voor jouw bedrijf.

Twijfelgevallen: wel of geen bedrijfskosten

Het is niet voor alle kosten meteen duidelijk of het bedrijfskosten zijn. Bijvoorbeeld omdat je iets wat je zakelijk koopt, ook privé gebruikt. Bijvoorbeeld een telefoon waarmee je zowel zakelijke als privégesprekken voert. Soms kun je dan een deel van een aankoop zakelijk aftrekken. In zo’n geval is het goed om te overleggen met je boekhouder. Een vuistregel: je mag alleen het deel aftrekken dat je zakelijk gebruikt. 

Kosten voor een bedrijfsruimte

De kosten voor een gehuurd bedrijfspand mag je aftrekken. Maar het wordt ingewikkeld als je een zakelijke werkruimte in je huis hebt. In de meeste gevallen mag je dan geen kosten aftrekken voor je werkruimte in huis. Doe de check op de site van de Belastingdienst.

In één keer of verspreid aftrekken

Afhankelijk van de prijs van een aankoop mag je een zakelijk product in één keer of verspreid aftrekken. Voor aankopen van maximaal € 450 of kosten die op één jaar betrekking hebben, geldt dat je ze in één keer mag aftrekken. Voor aankopen die duurder zijn dan € 450 en die je langer dan één jaar gebruikt geldt dat je ze moet afschrijven, oftewel, verspreid over een aantal jaren aftrekken. 

Voorbeeld 1. Een laptop van € 1.500 schrijf je af over vijf jaar. Wat je afschrijft per jaar, mag je aftrekken van je omzet. Je moet hierbij ook rekening houden met de restwaarde van je laptop aan het eind van de periode van vijf jaar. 

Voorbeeld 2. Je koopt een monitor van € 400. Dit is minder dan € 450, dus je trekt dit bedrag in één keer af. 

Bekijk hier wat de Belastingdienst zegt over zakelijke kosten. 

Bedrijfskosten als je ziek wordt

Hoe zit het met de bedrijfskosten als je onverhoopt ziek wordt? Met een arbeidsongeschiktheidsverzekering kun je jezelf dan beschermen tegen inkomensverlies. Maar je vaste bedrijfskosten lopen dan gewoon door. En misschien moet je een vervanger inhuren die in jouw plaats werkt. De vraag is hoe je dat gaat bekostigen. 

Bedrijfskostendekking bij je AOV

Gelukkig kun je bij de arbeidsongeschiktheidsverzekering van De Goudse ervoor kiezen om een bedrag voor vaste bedrijfskosten en/of waarnemingskosten mee te verzekeren: via de Bedrijfskostendekking. Je kunt tot 50% van het bedrag dat je voor arbeidsongeschiktheid hebt verzekerd als bedrijfskosten meeverzekeren. Het verzekerd bedrag is minimaal € 5.000 en maximaal € 50.000 per jaar. 

Dus stel: je hebt een jaarinkomen van € 80.000 verzekerd. Dan kun je tot € 40.000 meeverzekeren voor vaste bedrijfskosten en/of waarnemingskosten. De hoogte van de uitkering hangt samen met het percentage dat je arbeidsongeschikt bent. 

Je kunt kiezen uit een uitkeringsduur van een of twee jaar (per claim). Een fijn idee dat je bij arbeidsongeschiktheid een financiële ondersteuning hebt voor je vaste bedrijfskosten! 

Lees hier meer over onze arbeidsongeschiktheidsverzekering. Wil je weten wat we allemaal vergoeden via de Bedrijfskostendekking? Lees dan hier meer uitleg over de Bedrijfskostendekking.  

Premie AOV aftrekbaar

De premie van een AOV die periodiek uitkeert is aftrekbaar, wat voordelig is. Toch is een arbeidsongeschiktheidsverzekering geen zakelijke kostenpost voor jouw onderneming. Je trekt de premie af in box 1, ‘Inkomen uit werk en woning’. Lees meer in het artikel: Is mijn AOV fiscaal aftrekbaar?

Bedrijfskosten administreren

Een goede administratie van je bedrijfskosten is verplicht voor de Belastingdienst, maar het helpt je ook om inzicht te houden in je financiële situatie. Gebruik een boekhoudsoftware of schakel een boekhouder in om je hierbij te ondersteunen. 

Tips voor het beheren van je bedrijfskosten: 

• Bewaar altijd bonnen en facturen
• Houd je kosten per categorie bij
• Evalueer maandelijks je uitgaven
• Vergelijk leveranciers en abonnementen regelmatig 
• Zorg voor een zakelijke betaalrekening
• Gebruik een boekhoudpakket en/of boekhouder

Grip op je bedrijfskosten, grip op je bedrijf 

Bedrijfskosten zijn een onmisbaar onderdeel van je onderneming. Door inzicht te krijgen in je zakelijke kosten en er goed gebruik van te maken kun je slimmer ondernemen, efficiënter werken en uiteindelijk meer winst overhouden. Zorg dus dat je bedrijfskosten goed in kaart brengt, up-to-date houdt en optimaal benut bij je belastingaangifte.