Veelgestelde vragen gebruikersbeheer voor ondernemers

Een gebruikersbeheerder is iemand die werkt binnen of voor je organisatie, en heeft de belangrijke taak om:

• nieuwe gebruikers van je organisatie toe te voegen of gebruikers te verwijderen, bijvoorbeeld als ze uit dienst gaan;
• rechten te geven aan (nieuwe) gebruikers om taken of werkzaamheden uit te voeren in de diverse applicaties, of deze rechten te wijzigen en/of te verwijderen;
• machtigingen te beheren die jij geeft aan, of ontvangt van, een andere organisatie. Bijvoorbeeld als je bedrijf een salarisverwerker heeft, kun je medewerker(s) van dit bedrijf machtigen om in het Klantportaal de inkomensgegevens van je werknemers door te geven. De gebruikersbeheerder ontvangt een notificatie als er een machtiging wordt gegeven of ingetrokken.

Het is belangrijk dat je zorgvuldig afweegt wie van jouw organisatie documenten mogen inzien. En dat je altijd een actueel overzicht hebt van wie precies welke rechten heeft. In je Klantportaal (Mijn Goudse) zie je dit in één oogopslag. Wel zo’n veilig idee.

Als je geen gebruikersbeheerder aanwijst, dan heb je niet zelf de regie over jouw gebruikersbeheer. Je kunt niet zelf nieuwe gebruikers aanmaken, gegevens wijzigen of een account inactiveren.

Dan kun je een webformulier invullen waarmee je aangeeft wie van je medewerkers jouw nieuwe gebruikersbeheerder wordt. Onze ICT Servicedesk (in Gouda) verwerkt deze gegevens zo spoedig mogelijk en stuurt je gebruikersbeheerder een e-mail met nadere informatie.

Het is verstandig minimaal twee medewerkers aan te stellen als gebruikersbeheerder. Bij afwezigheid, zoals vakantie of ziekte, kan de tweede gebruikersbeheerder de werkzaamheden (tijdelijk) overnemen.

De gebruikersbeheerder die wordt aangewezen, kan in de online functionaliteit ‘Gebruikersbeheer’ zelf een tweede gebruikersbeheerder aanstellen, door de optie ‘Gebruikersbeheerder’ aan te vinken bij een nieuwe of bestaande gebruiker.

Je hebt een brief ontvangen waarin een persoonlijke code staat. In combinatie met (een van) je polisnummer(s) kun je met deze code inloggen op de website. Per stap leggen wij uit wat je moet doen om je Klantportaal te activeren, een gebruikersbeheerder aan te wijzen en je communicatievoorkeur door te geven.
 
Je kunt de pagina tussentijds sluiten en later weer verder gaan. De door jou aangebrachte wijzigingen worden opgeslagen.

Deze website is bedoeld om je Klantportaal te activeren en om een gebruikersbeheerder(s) aan te stellen. Pas na het aanwijzen van jouw gebruikersbeheerder, kan hij/zij andere gebruikers toevoegen en hen toegang geven tot online functionaliteiten door hen rechten te geven. Dat doet hij/zij via de online functionaliteit ‘Gebruikersbeheer’ rechtsboven op het Klantportaal onder profiel.
Daar kan je gebruikersbeheerder ook gebruikers verwijderen, rechten intrekken en een of meer extra gebruikersbeheerders voor jouw organisatie aanstellen.

Je vindt een toelichting op begrippen onder Informatie (de i-tjes op diverse plaatsen in de drie stappen). Staat jouw vraag niet in deze lijst met veelgestelde vragen? Neem dan contact op met de Commerciële Binnendienst Inkomen. Stuur een e-mail naar inkomen@goudse.com of bel tijdens kantooruren (0182) 544 891. 

Door het aanstellen van een gebruikersbeheerder, krijg je de regie over het gebruikersbeheer in jouw organisatie.