Als ondernemer wil je graag goed voor je bedrijf én je werknemers zorgen. Hoe kun je verzuim voorkomen en verkorten, en tegelijkertijd tijd en geld besparen? Katja Janssen, senior verzuimspecialist bij De Goudse, legt uit hoe je dit het beste kunt doen.
‘Elke organisatie heeft te maken met verzuim. Mensen worden ten slotte weleens ziek. Onderzoekers schatten dit natuurlijk verzuim in op zo’n 2%. Elke procentpuntje daarboven is beïnvloedbaar.’ Samen met een team collega’s ontwikkelde Katja Janssen de Verzuimverzekering Optimaal. Een combinatie van verzekering en dienstverlening om verzuim te verkorten en te voorkomen, maar ook om tijd en geld te besparen. Zowel wat betreft verzuim als alle bijkomende personeelsissues. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hulp bij HR-vragen.
'Dat gaat van persoonlijke verzuimbegeleiding tot praktische preventie om verzuim in de toekomst te voorkomen. Inclusief de contacten met de arbodiensten en de verantwoordelijkheid die de wet Poortwachter bij werkgevers neerlegt. Ook vergoedt deze nieuwe verzuimverzekering kosten van re-integratie volledig én is er budget voor preventieve acties op persoonlijk én bedrijfsniveau.'
Goed voor de mensen, gezond voor de zaak
'Bovendien,’ voegt Katja toe, ‘is de werkgever verzekerd van een eigen Verzuim- en preventiespecialist, een HR Servicedesk voor eerste hulp bij HR-vragen, een Besparingscheck, een salariskoppeling en juridische ondersteuning. Dat alles bij elkaar biedt de markt echt iets nieuws, goed voor werknemers en gezond voor de bedrijven zelf, die profiteren van tijdwinst en kostenbesparingen. Terwijl de adviseur hiermee kansen krijgt om zijn rol als dienstverlener verder uit te bouwen.'
Verzuim- en preventiespecialisten
Na het sluiten van de Verzuimverzekering Optimaal krijgt de werkgever telefoon van zijn persoonlijke Verzuim- en preventiespecialist voor een kennismaking en eerste inventarisatie van de behoeften. Is de contactpersoon op de hoogte van de wetgeving rond verzuim? Is er sprake van actueel verzuim? Of zijn er preventieve acties nodig voor een of meer collega’s? In dat geval kan een beroep worden gedaan op het daarvoor beschikbare budget. Katja: ‘En als er vragen opkomen rond verzekeringen en dekkingen spelen wij dat natuurlijk door aan de adviseur.'
Het voorkomen van tijdverlies…
Ook na elke ziekmelding neemt de Verzuim- en preventiespecialist contact op, uiterlijk binnen vijf dagen en zowel met de werkgever als - en dat is nieuw! - met de betreffende werknemer. ‘Afhankelijk van de melding beoordelen wij welke actie nodig is’, zegt Katja. ‘Soms is het een kwestie van uitzieken of het oordeel van de arboarts afwachten. Andere keren zetten we zelf acties of interventies in werking of halen we het gesprek met de arboarts naar voren om onnodig tijdverlies te voorkomen.'
…of onnodige ziekmeldingen
Achter ziekmeldingen kunnen heel uiteenlopende verhalen schuilgaan, weet Katja uit ervaring. ‘Regelmatig is er sprake van een achterliggende oorzaak, zoals relatiespanningen, geldzorgen of een proces van rouwverwerking. Daar kunnen wij met niet-medische interventies, zoals persoonlijke coaching, vaak meteen iets aan doen. Ook zetten wij wel coaching in voor werkgever of managers, bijvoorbeeld als we zien dat de stijl van leidinggeven tot ziekmeldingen leidt. In weer andere gevallen kan een praktische oplossing de arbeidsongeschiktheid opheffen. Denk aan het regelen en bekostigen van vervoer voor een medewerker die een been heeft gebroken. Zo iemand kan prima werken, maar heeft wel hulp nodig om op kantoor te komen.'
Van praktisch papierwerk tot slimme analyse
'Wij regelen dit soort interventies, onderhouden daarbij rechtstreeks contact met de werknemer en houden de werkgever op de hoogte’, benadrukt Katja. ‘Datzelfde geldt voor het papierwerk dat komt kijken bij langdurige zieke werknemers. Het schrijven van het Plan van Aanpak, het bewaken van de voortgang, het zo nodig bijstellen, het Poortwachterrisico overnemen… Dat doen wij allemaal. Het enige wat wij van de werkgever verwachten is persoonlijke betrokkenheid bij het proces en de werknemer, én bij haar of zijn eventuele re-integratie als daar bepaalde faciliteiten voor nodig zijn. En we hebben handtekeningen nodig onder het Plan van Aanpak, van werknemer én werkgever. Verder nemen wij alles wat er bij het verzuimproces komt kijken voor onze rekening.'