Ga direct naar de inhoud
Andre, Christel en Annemarie van Optie A in Gouda
Andre, Christel en Annemarie van Optie A in Gouda

De UBO-verklaring, onmisbaar voor veilig zakendoen

Als verzekeraar zijn wij medeverantwoordelijk voor veilig zakendoen. Daarom moeten wij vaststellen wie de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) zijn van onze zakelijke relaties. We zijn namelijk verplicht om uit te sluiten dat degenen met wie we zakendoen, voorkomen op een sanctielijst. Dat staat zo in de wet. Om die reden vragen wij organisaties bij het aangaan van de verzekering, of tijdens de looptijd, om een UBO-verklaring.
Vul de UBO-verklaring in
Wat UBO’s precies zijn, hoe u weet wie van uw bedrijf de UBO’s zijn en meer uitleg over waarom wij dit van u willen weten, leest u op deze pagina.

Wanneer is iemand een UBO?


Een Ultimate Beneficial Owner (UBO) is een natuurlijk persoon die direct of indirect meer dan 25% van een organisatie bezit of daarover meer dan 25%, of feitelijke, zeggenschap heeft. UBO's zijn dus de uiteindelijke eigenaren of personen die mogen beslissen in een organisatie. Heeft in uw organisatie niemand een belang van meer dan 25%? Dan zijn de hogere leidinggevenden de pseudo-UBO's. Bijvoorbeeld de statutaire bestuurders of de vennoten. Iedere organisatie heeft dus altijd één of meer echte of pseudo-UBO's. 

Waarom willen we weten wie de UBO’s zijn?


Volgens de Sanctiewet mogen wij geen zakendoen met personen en organisaties aan wie een sanctie is opgelegd. Daarnaast helpt het naleven van deze regels ons om financieel-economische misdrijven te voorkomen. Denk daarbij aan zaken als witwassen en financiering van terrorisme. Door regelmatig te controleren zorgen we er dus niet alleen voor dat wij voldoen aan de wet- en regelgeving. We beschermen onszelf en onze klanten ook tegen financieel-economische risico's. 

Waarom is het belangrijk dat u snel reageert?


Wij hebben de UBO-gegevens nodig om de verplichte sanctielijstcontrole uit te voeren. Zonder deze controle kunnen wij geen nieuwe verzekering aangaan en niet uitkeren bij een eventuele schade. In het slechtste geval moeten wij zelfs de verzekering opzeggen. Daarom is het belangrijk dat u de verklaring binnen twee weken invult na ontvangst van onze brief. 

Hoe geeft u UBO’s door?

Bepaal of uw organisatie UBO’s heeft

Ga naar de UBO-verklaring en geef naast het KVK-nummer de persoonlijke code door die u heeft ontvangen. U krijgt een paar vragen om te bepalen wie de UBO’s van uw organisatie zijn. Deze beantwoordt u eenvoudig met ja of nee.

Geef de UBO’s van uw organisatie door

Van de UBO’s in uw organisatie hebben we de volgende gegevens nodig: naam, adres, geboortedatum, -plaats, en -land en het percentage aandeel en/of zeggenschap.

Uw gegevens

We vragen u om uw naam en functie in te vullen, zodat we kunnen nagaan wie het formulier heeft ingevuld.

Veelgestelde vragen

Aanvankelijk was het UBO-register voor iedereen toegankelijk. Het Europese Hof van Justitie vond dit een te grote inbreuk op de privacy van UBO’s en oordeelde in november 2022 dat dit aangepast moest worden. Het Nederlandse kabinet heeft daarop het UBO-register per direct gesloten. Financiële instellingen krijgen nu in fasen weer toegang tot het UBO-register. Voor De Goudse geldt dat toegang mogelijk wordt als de Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers is aangenomen, naar verwachting medio 2025.

Tot die tijd proberen wij via het Handelsregister na te gaan wie de UBO’s van onze relaties zijn. Maar in bepaalde gevallen geeft het Handelsregister geen informatie over de UBO’s, bijvoorbeeld bij een B.V. met meer dan één aandeelhouder. Dan moeten wij u vragen wie uw UBO’s zijn. In plaats van die informatie hier in te vullen, kunt u ook een recent (minder dan drie maanden oud) uittreksel uit het UBO-register mailen naar uboverklaringen@goudse.com.

Het kan zijn dat wij u al eerder hebben gevraagd de UBO-verklaring in te vullen. Een UBO-verklaring heeft een beperkte geldigheidsduur. Daarom krijgt u regelmatig een nieuw verzoek.

Nee, u hoeft de UBO-verklaring niet in te vullen. U kunt een e-mail sturen naar uboverklaringen@goudse.com waarin u aangeeft dat u een beursgenoteerde partij bent.

Wij moeten weten wie uw UBO’s zijn, zodat we deze kunnen controleren op de sanctielijsten. Wij mogen geen zaken doen met personen en organisaties die op een sanctielijst staan, omdat wij anders de sanctiewetgeving overtreden. Wij leggen uw UBO-verklaring vast in onze administratie.

Ja, want de Sanctiewet geldt ook voor u. U bent weliswaar geen klant van De Goudse, maar u ontvangt wel een uitkering van De Goudse via een van onze relaties. Wij moeten controleren of de UBO’s op de sanctielijst staan. Doen wij dit niet, of doen wij zaken met iemand die op de lijst staat? Dan overtreden wij de sanctiewetgeving. Daarom vragen we ook u om een UBO-verklaring in te vullen.

Is uw vraag nog niet beantwoord? Dan kunt u ons binnen kantooruren bellen op (0182) 544 544. Of stuur een e-mail naar uboverklaringen@goudse.com. Wij helpen u graag!