Wij begrijpen dat u als adviseur het persoonlijk bezoek aan klanten op dit moment waarschijnlijk beperkt. Er zijn diverse middelen beschikbaar om op persoonlijke wijze tóch contact met uw relaties te hebben en een risico-inventarisatie op afstand uit te voeren. Wellicht heeft u de afgelopen weken al ervaring opgedaan met één of meer tools voor videobellen en/of scherm delen. In dit artikel geven wij u tips voor het maken van een risico-inventarisatie met Boris op afstand.

Risico-inventarisatie op afstand met Boris

Er zijn diverse middelen beschikbaar om op persoonlijke wijze tóch contact met uw relaties te hebben en een risico-inventarisatie op afstand uit te voeren. In dit artikel geven wij u onze tips voor het maken van een risico-inventarisatie met Boris op afstand.

• Videobellen
  Kies een tool die het mogelijk maakt een video-belgesprek met uw relatie te voeren. Bijvoorbeeld Skype of Microsoft Teams. Stuur uw relatie een uitnodiging voor de afspraak met daarin een link om deel te nemen aan het video-belgesprek. Er bestaan handige plug-ins om deze link eenvoudig vanuit Outlook aan het agenda-item toe te voegen. Uw klant kan dan aan het video-belgesprek deelnemen zonder zelf een app op zijn computer of telefoon te installeren en ook hoeft uw klant geen account aan te maken. Het meest comfortabel is het voor uw klant wanneer hij verbinding kan maken via een laptop of desktop. Een ingebouwde microfoon of headset met microfoonfunctie is daarbij uiteraard essentieel, evenals een camera.
  
  
• Scherm delen
  De meeste tools voor videobellen bieden ook de mogelijkheid om uw computerscherm te delen. Vindt u het prettig dat uw klant meekijkt terwijl u de risico-inventarisatievragen in Boris doorneemt en de antwoorden invult? Dat is ook op afstand mogelijk.
  
  
• Rondleiding door het bedrijf, op locatie of op afstand?
  Een vast onderdeel van de risico-inventarisatie is het ‘rondje door het bedrijf’, waarbij u het bedrijfsgebouw en specifieke ruimtes daarin inspecteert op het gebruik, de veiligheid en netheid. U kunt ervoor kiezen alleen dit onderdeel van de inventarisatie op locatie bij uw klant te doen en de rest op afstand. De volgorde van de vragenlijst is namelijk flexibel. Tijdens de bedrijfsrondleiding kunt u anderhalve meter afstand van de ondernemer houden, en het bedrijfsbezoek voor alleen dit onderdeel zal niet al te veel tijd in beslag nemen. Maar u kunt er ook voor kiezen de rondleiding op afstand te doen.
  
  
• Tips voor rondleiding op afstand
  o Vraag uw klant om, zo mogelijk, voorafgaand aan het gesprek een plattegrond van het bedrijfsgebouw naar u te sturen.
  o Zorg ervoor dat uw klant tijdens de rondleiding gebruikmaakt van een toestel met een camera aan de achterkant, bijvoorbeeld een smartphone. Wellicht is het nodig dat de verbinding via laptop of pc verbroken wordt en opnieuw wordt opgestart via de telefoon. Een smartphone is handig in gebruik bij het rondlopen door het gebouw, en via de camera aan de achterkant kunt u precies zien wat uw relatie ook ziet. U kunt de ondernemer vragen op bepaalde plaatsen in te zoomen, of extra foto’s te maken en die naar u op te sturen. Zo is het mogelijk om op afstand een goed beeld van het bedrijfsgebouw te krijgen.
  o Tools als Skype en Microsoft Teams hebben een opnamefunctie. U kunt de rondleiding opnemen wanneer u verwacht die later nog eens te willen terugkijken of -luisteren.
  o De rondleiding door het bedrijf hoeft u niet te bewaren voor het laatste onderdeel van de inventarisatie. Het kan ook een prettige afwisseling zijn tussen het bespreken van de overige inventarisatievragen.
  
  
• Planning
  Merkt u dat uw klant het lastig vindt om de aandacht bij het video-belgesprek te houden, dan kunt u voorstellen de risico-inventarisatie in twee (of meer) kortere gesprekken op te splitsen op verschillende dagen.